PRESUPUESTOS
TEORIA DE LOS PRESUPUESTOS
El objetivo de esta investigación es presentar un resumen
coordinado de los conceptos que constituyen la teoría de los presupuestos desde la perspectiva de
diferentes autores, así como definir en forma ordenada las características del
mismo.
Se destacan puntos relevantes en cuanto a este tema como lo es su evolución histórica, hasta nuestros días
con la aparición de las actuales leyes.
Se discute el objetivo del presupuesto y se comenta la relación
entre este y el proceso administrativo.
Se hace mención de las características del presupuesto, desde la
formulación, pasando por la presentación hasta llegar a la aplicación.
Se argumentan las ventajas y desventajas de los presupuestos, y se
recalca que es la mejor herramienta de cálculo de costos promedio.
No se deja de lado la clasificación del presupuesto, adentrándose en
diferentes criterios, como lo son: Por el tipo de empresa, por su contenido, por su forma, por
su duración, por la técnica de valuación, etc. Se da una visión general de las
características a cumplir para que éste caiga en determinada clasificación y se
comentan sus funciones dentro de ella.
Los principales términos y temas, permitirán a quienes toman las
decisiones en las empresas tener una base conceptual como
guía.
La forma en que ha quedado ordenado, permitirá entender de forma clara
las bases e historia de los presupuestos.
GENERALIDADES
DEL
PRESUPUESTO |
Reseña histórica del presupuesto
Se sabe que desde los imperios babilónicos, egipcio y Roma se debía planear las actividades de
manera acorde con los cambios climáticos para aprovechar las épocas de lluvia y
asegurar la producción de alimentos. Sin embargo, una noticia
relativamente reciente de los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto
como herramienta de planificación y control tuvo su origen en el secreto
gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaban al parlamento
británico los planes de gastos del reino y se daban pauta sobre
su posible ejecución y control.
Desde el punto de vista técnico, la palabra se deriva del francés
antiguo bougette o bolsa. Dicha aceptación intento
perfeccionarse en el idioma inglés con el término budget,
de uso común y se traduce en nuestro idioma
como presupuesto.
como presupuesto.
En 1820 Francia adoptar el sistema en el sector gubernamental, y estados unidos lo acoge en 1821 como
elemento de control del gasto público y como herramienta para los funcionarios
cuyo trabajo era presupuestar para garantizar
el eficiente funcionamiento de las actividades gubernamentales.
Entre 1902 y 1925, y en especial después de la primera guerra mundial, el sector privado notó
los beneficios que podían generar la utilización del presupuesto o en materia de control de gastos, y para
destinar recursos a aquellos aspectos necesarios
para obtener márgenes de rendimiento adecuados durante un ciclo de operación
determinado. En este periodo las industrias carecen con rapidez y se
piensa en el empleo de métodos planeación empresarial apropiados. Que la empresa privada se habla intensamente
de control presupuestario, y en el sector público se llega incluso a aprobar
una ley de presupuestos nacional.
La técnica siguió su continua evolución, junto con el desarrollo alcanzado por la contabilidad de costos.
En 1930 se celebran en ginebra el primer simposio internacional de control
presupuestal, en el que se definen los principios básicos del sistema.
En 1948 el departamento de marina de estados unidos presenta el
presupuesto por programas y actividades.
En 1961 departamento de defensa de estados unidos trabaja con un sistema
de planeación por programas y presupuestos.
En 1965 el gobierno de estados unidos crea el
departamento de presupuestos e incluye en las herramientas de planeación y control del
sistema conocido como "planeación por programas y presupuestos".
En las últimas décadas han surgido muchos métodos, que van desde la proyección estadística de estados financieros hasta
el sistema "base cero" con el cual se ha tratado de fijará una serie
de "paquetes de decisión" para elegir el más razonable, y eliminar
así la improvisación y los desembolsos innecesarios. A este respecto se dice
que en 1970 Peter Pyhr, en las Texas Instruments, perfeccionó el sistema
"base cero", y después lo aplico con algún éxito como gobernador del estado de Georgia el posterior presidente
de Estados Unidos, Jimmy Carter.
fUNCIONES E IMPORTANCIA
DE LOS PRESUPUESTOS
FUNCION: La función del presupuesto es ser una guía y un apoyo con el cual la administración pueda basarse; y realizar lo planeado y establecido.
LA IMPORTANCIA DE EL PRESUPUESTO:El presupuesto es de gran
importancia, como parte de la planeación, alrededor de la cual gira la
actividad de la empresa.Si no asistiera el presupuesto, la empresa estaría
a la deriva y los gerentes no tendrían en que basarse (un norte que
seguir).Además el presupuesto es la traducción de los planes en dinero que se
propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo por su puesto
adaptando las estrategias necesarias para dicho logro.
TIPOS DE PRESUPUESTOS:
Los
presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber:
1)Según la flexibilidad, 2)Según el periodo de tiempo que cubren, 3)Según el
campo de aplicabilidad de la empresa, 4)Según el sector en el cual se utilicen.
1.1 Según
la flexibilidad
1.1.1
Rígidos, estáticos, fijos o asignados
Son
aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten
realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan
de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este
tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público.
1.1.2
Flexibles o variables
Son los
que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las
circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la
presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y
costosos.
1.2 Según el periodo de tiempo
1.2.1 A
corto plazo
Son los
que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de
operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías
inflacionarias.
1.2.2 A
largo plazo
Este tipo
de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que,
generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.
1.3 Según
el campo de aplicación en la empresa
1.3.1 De
operación o económicos
Tienen en
cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el
periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de
Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:
·
Presupuestos de Ventas:
Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos.
·
·
Presupuestos de Producción:
Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este
presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas,
cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.
·
·
Presupuesto de Compras
Es el
presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que
se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.
·
Presupuesto de Costo-Producción: Algunas
veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.
·
·
Presupuesto de flujo de efectivo: Es
esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás
presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los
recibos anticipados y los gastos,
la cantidad de capital de
trabajo.
·
·
Presupuesto Maestro: Este
presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y
coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido
como el "presupuesto de presupuestos".
1.3.2
Financieros
En estos
presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay
dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o erogaciones
capitalizables.
·
Presupuesto de Tesorería
Tiene en
cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se
puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza
para prever los recursos monetarios que la organización
necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos
mensual o trimestralmente.
·
Presupuesto de erogaciones capitalizables
Es el que
controla, básicamente todas las inversiones en activos fijos.
Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el
monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.
1.4 Según
el sector de la economía en el
cual se utilizan
1.4.1
Presupuestos del Sector Público
son los
que involucran los planes, políticas, programas, proyectos,
estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del
gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación
de recursos para gastos e inversiones.
1.4.2
Presupuestos del Sector Privado
Son los
usados por las empresas particulares,. Se conocen también como presupuestos
empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.
CUENTAS COMPONENTES
DE UN PRESUPUESTO DE VENTAS NACIONAL E INTERNACIONAL
Estas ventas recogen el potencial de negocios que pueden
abarcar todas las empresas del sector o aquellas que constituyan la competencia
real. La comparación del mercado o demanda con las ventas u ofertas del sector,
permiten detectar las situaciones siguientes:
Si el mercado o demanda es superior a la oferta, los
productores pueden acortar la distancia mediante estrategias de penetración de
mercado, el desarrollo de productos o la integración.
Si el mercado es similar a la oferta, los productores pueden
acudir al atrincheramiento, la contracción de productos, la diversificación o
la instauración de políticas crediticias o de precios que conduzcan al
desplazamiento de competidores.
Las ventas esperadas de la competencia ameritan el conocimiento
de factores como la tendencia de los negocios, el nivel de empleo, la capacidad
instalada, las políticas sobre productos y la intención de ampliar su oferta
mediante proyectos de inversión. Es muy importante mantener sistemas de
información fidedigna y actualizada.
EL FORESCAST O
PRESUPUESTO DE VENTAS
Descripción
El presupuesto de ventas es la base en la definición del
resto de los presupuestos en una compañía, y por lo tanto planificar toda su
actividad para un ejercicio o periodo de tiempo es una tarea de vital
importancia. Su correcta definición es el punto de partida de una adecuada
gestión del negocio, y su seguimiento asegura que la organización es capaz de
tomar medidas correctivas de forma eficaz en caso de posibles desviaciones.
Esta tarea debe hacerse teniendo en cuenta el tipo de negocio que definirá la dinámica de la presupuestación. Los periodos de tiempo de presupuestación, estacionalidad, tamaño de la empresa y variables de negocio no son los mismos en una empresa del sector retail como en una del sector seguros. Es vital que cada negocio identifique y plasme la realidad de su negocio en su proceso de presupuestación para lograr tener una previsión lo más cercana posible a la realidad.
Esta tarea debe hacerse teniendo en cuenta el tipo de negocio que definirá la dinámica de la presupuestación. Los periodos de tiempo de presupuestación, estacionalidad, tamaño de la empresa y variables de negocio no son los mismos en una empresa del sector retail como en una del sector seguros. Es vital que cada negocio identifique y plasme la realidad de su negocio en su proceso de presupuestación para lograr tener una previsión lo más cercana posible a la realidad.
Problemática que resuelve
La labor de presupuestación se realiza en muchos casos de
forma manual, integrando y analizando datos de fuentes diversas, incluso muchas
veces se opta por basar este proceso en la subjetividad de los responsables de
esta tarea. Se trata por tanto de un proceso lento y sujeto a multitud de
posibles errores derivados de dicha gestión manual de la información que muchas
veces lo hace poco fiable.
La solución de Lantares automatiza en gran medida el
proceso, por lo que evita errores y facilita la elaboración del presupuesto
teniendo en cuenta factores internos y externos que influyen en la evolución de
las ventas; y además permite la revisión periódica de las previsiones para
realizar los ajustes y medidas necesarias para cumplir con los objetivos de
ventas finales.
Características de la solución
1. Un modelo óptimo basado en la aplicación de mejores
prácticas sectoriales
2. Una plataforma tecnológica robusta que automatiza el
proceso
3. Una metodología propia que facilita la adopción e
implantación reduciendo el riesgo y el coste asociado al proyecto
4. Integra procesos clave de negocio de las áreas de ventas,
marketing y producción para establecer una base sólida de presupuestación
Beneficios
• Evita errores en un proceso crítico para la organización.
Aumenta la exactitud de la previsión.
• Agiliza el proceso, liberando más rápidamente a recursos
humanos críticos en la organización.
• Permite simulaciones y escenarios what if.
• Utiliza la información histórica para establecer
tendencias y estacionalidad de ventas..
• Facilita la presupuestación al establecer bases de
presupuestación como datos del año anterior, datos del último mes del año
anterior, dato histórico más un porcentaje de crecimiento, etc.
• Posibilita la introducción de ajustes manuales en periodos
puntuales.
• Cuando se integra el proceso presupuestario con Producción
se logra reducir los costes de fabricación.
• Alinea las acciones de Marketing con los resultados de
ventas cuando se establecen correctamente las relaciones entre ambas áreas.
Métodos Para Determinar El Presupuesto
a) Método de lo asequible:
A partir de los ingresos totales
se deducen los gastos y una parte de los fondos se destina a publicidad. No
utilizarán a penas este modelo para basarse ya que no tiene en cuenta los
efectos de la comunicación en las ventas. Este método se suele utilizar en las
empresas pequeñas y Colgate es una marca muy importante.
b) Método del porcentaje sobre ventas:
Se aplica un porcentaje sobre las ventas
actuales o previstas para destinarlo a comunicación. Colgate, al ser una marca
muy potente utilizando este método puede destinar un mayor presupuesto ya que
obtendrá un gran volumen de ventas.
c) Método de la paridad competitiva:
Se define el presupuesto con el objetivo de
igualar a los competidores. Este método tiene el problema de que cada compañía
tiene sus propias necesidades de comunicación. Además, Colgate es líder en el
mercado por lo que no tiene que fijarse tanto en sus competidores, sino más
bien al contrario.
d) Método según objetivos y tareas:
Es el más lógico, la empresa define su presupuesto en función de lo que quiere conseguir con la promoción. El gran problema de este método es que es muy difícil de aplicar. Por ejemplo, si Colgate pretendiese dar a conocer una pasta de dientes blanqueante debería definir que porcentaje de conocimiento quiere lograr de el nuevo producto, las tareas necesarias para conseguirlo y el coste de éstas. Pero es complicado decidir que anuncios publicitarios y durante cuánto tiempo hacen falta para lograr el objetivo
Un pronóstico de venta es la estimación o previsión de las ventas de un producto (bien o servicio) durante determinado período futuro. La demanda de mercado para un producto es el volumen total susceptible de ser comprado por un determinado grupo de consumidores, en un área geográfica concreta, para un determinado período, en un entorno definido de marketing y bajo un específico programa de marketing.
Los pronósticos de ventas son indicadores de realidades económico-empresariales (básicamente la situación de la industria en el mercado y la participación de la empresa en ese mercado). El pronóstico determina qué puede venderse con base en la realidad, y el plan de ventas permite que esa realidad hipotética se materialice, guiando al resto de los planes operativos de la empresa. El objetivo principal de los pronósticos se transforma entonces en el de convertirse en la entrada para el resto de los planes operativos. El pronóstico de ventas es la proyección en el futuro de la demanda esperada dando un conjunto de restricciones ambientales. Muchas empresas confunden la función de pronósticos con la planeación. La definición de plan de ventas no incluye las actividades de hacer proyecciones de niveles de demanda y ésa es una de las diferenciaciones más importantes a este respecto.
De este modo, el sistema de pronósticos se configura como un “sistema de aprendizaje”. Se pretende determinar los errores contenidos en pronósticos basados en los cambios ambientales que los generaron, para de ese modo mejorar su precisión en el futuro.
SISTEMA DE PROYECCIÓN DE
VENTAS
Proyección de ventas no es más que la estimación o previsión de las ventas de un producto o servicio durante determinado período futuro. Según Welsch, Glenn A. “proyección técnica de la demanda potencial de los clientes durante un horizonte de tiempo especificado y con suposiciones fundamentales especificadas". Continúa diciendo Welsch "Un pronóstico se convierte en un plan de ventas cuando la administración incorpora en él juicios, estrategias planeadas, compromiso de recursos y la dedicación administrativa a las acciones agresivas para lograr las metas de ventas”.
Los Métodos de proyección se pueden clasificar en las siguientes categorías:
Métodos Estadísticos:
- Análisis de tendencia:
Conocido también como el "método del ritmo económico" y se basa en la proyección de las tendencias. Esto se logra por medio de series cronológicas de los datos que interesa estudiar.
- Análisis de correlación:
Es uno de los temas más importantes de la estadística y consiste en el estudio de la relación entre dos variables. Ej.: Ver como varían las ventas de acuerdo con diferentes volúmenes de gastos en campañas publicitarias.
El objetivo consiste en expresar la relación entre dos variables en forma tal que, conocido el valor de una de ellas se pueda estimar el valor de la otra. De esta manera podemos proyectar la demanda con base en la relación existente entre dos o más variables.
- Analogía histórica específica:
Este método está basado en que es posible que algunos productos nuevos tengan el mismocomportamiento de ventas que productos similares tuvieron en el pasado al momento de introducirseal mercado por primera vez, o bien un comportamiento similar al que tuvo el mismo producto enotros países al momento de ser introducido. En el primer caso hablamos de analogías históricas deproductos similares. En el segundo, hablamos de analogías históricas de países similares.
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PRINCIPIOS
DE LA PRESUPUESTACION
Son tres:
1)Predictibilidad,
2)Determinación cuantitativa
3)Objetivo.
Se
destacan:
1)Previsión.
2)Costeabilidad,
3)Flexibilidad,
4)Unidad,
5)Confianza,
6)Participación,
7)Oportunidad
8) Contabilidad por áreas de responsabilidad.
Son:
1)Orden
2)Comunicación.
Se
destacan:
2)Coordinación.
Son:
1)Reconocimiento,
2)Excepción,
3)Normas
, 4)Conciencia de Costos.
MOMENTOS DEL COMPORTAMIENTO
DEL CONSUMIDOR
PASOS QUE
SIGUE EL PROCESO DE DECISION DE COMPRA DEL CONSUMIDOR
1
reconocimiento de una necesidad
2
identificación de alternativas
3
evaluación de alternativas
4
decisión
5.
ACTITUDES ANTES Y DESPUES DE LA COMPRA
En el
comportamiento de consumo se presentan tres momentos básicos que son: antes,
durante y luego de la compra. Antes de la compra el consumidor identifica el
producto-servicio que satisface su problema, el consumidor se vale de la
información proporcionada por el productor a través de la publicidad y la
promoción conociendo las cualidades, atributos y beneficios que brinda el
producto. Durante la compra el producto seleccionado debe estar disponible, o
sea, el productor debe poner a disposición de los consumidores los bienes y
servicios a través del canal de distribución para lograr un efectivo
intercambio. El producto debe estar en los lugares y momentos específicos para
que se realice el intercambio. Luego de haber comprado y utilizado el producto
el consumidor o el comprados se forma una nueva actitud basada en el grado de
satisfacción o insatisfacción de acuerdo a esto conducirá a un comportamiento
de postcompra que llevará a la fidelidad o no de una marca.
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